Datenschutzhinweis Microsoft Forms
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
EDEKA Südwest Stiftung & Co. KG
Edekastraße 1
77656 Offenburg
Datenschutzbeauftragter
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E-Mail: datenschutz@edeka-suedwest.de
Wir setzten Microsoft Forms für Um- und Abfragen ein, beispielsweise für
- die Anmeldung zu Veranstaltungen,
- die Bewertung von durchgeführten Aktionen,
- die Einholung von Rückmeldungen, Meinungen und Ideen im Rahmen der Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen,
- die Abfrage von Daten zur Verbesserung der Qualität unserer Dienstleistungen.
Microsoft Forms ist ein Service von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Bitte beachten Sie, dass Microsoft bei der Nutzung personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Konkret ist das Ihre IP-Adresse. Zudem werden vom Anbieter Cookies gesetzt. Die entsprechenden Informationen von Microsoft zum Datenschutz finden Sie hier:
Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.
Folgende personenbezogene Daten können beispielsweise Gegenstand der Verarbeitung sein:
- IP-Adresse
- Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse,
- Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
- Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
- Telefonnummer
- Adresse
- Freiwillige Angaben zu offenen Fragen
Soweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Begründung, Durchführung, Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses oder zur Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich ist, geschieht diese gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollte keine Vertragsbeziehung bestehen, können Um- bzw. Abfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen sowie zur Sicherstellung der Zufriedenheit von Mitarbeitern und Geschäftspartnern gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein. Erfolgt die Teilnahme an einer Um- bzw. Abfrage auf Grundlage Ihrer freiwillig gegebenen Einwilligung, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.
Die Teilnahme an Um- bzw. Abfragen ist grundsätzlich freiwillig.
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Microsoft, als Anbieter von Forms, erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden.
Ihre Personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Eine Speicherung nach Wegfall des Verarbeitungszwecks erfolgt nur insoweit dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Sofern wir ein Interesse daran haben, die Ergebnisse von Befragung zu statistischen Zwecken aufzubewahren, werden die personenbezogenen Daten von uns anonymisiert, sodass kein Personenbezug mehr besteht.
Sie haben ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, bestimmte Verarbeitungen einzuschränken bzw. ihnen zu widersprechen. Ihnen steht außerdem die Möglichkeit zu, sich bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.